Susanne en arkivarie i den digitala världen

Av Kristian Alm

Arkivarier sitter i fuktiga källare och sorterar dammiga luntor? Glöm det. I Susanna Levins värld handlar det om informationshanteringsplan, processkartläggning, e-arkiv och metadata.

Vår första kontakt är ändå bland pappkartonger i källaren under Fyren. Där håller Kultur och fritids nyanställda arkivarie på att förbereda flytten av Beda Hallbergs arkiv till Varberg, eftersom Arkiv Halland ska ta hand om de kulturhistoriska skatterna.

Men det är ett undantag. I huvudsak utspelar sig Susanna Levins arbetsdag i den digitala världen. Det är till och med så att på hennes förra jobb i Göteborg hade man döpt om arkivarie till "Dokumentcontroller". (Vi tackar Kungsbacka kommun för att man ännu inte tagit det steget).

Digitalt

– Mitt jobb handlar till 75 procent om digital informationshantering. Alla IT-system skapar mer information; ekonomisystem rymmer mer än den gamla liggaren, allmänheten har lättare än att skriva ett mejl än ett handskrivet brev, det skapas fler och fler handlingar.

– Och i alla systemen ska verksamheten kunna hitta informationen, allmänhetens ska kunna efterfråga den och vi ska kunna gallra information som inte längre behövs eller arkivera det som ska bevaras.

– Så jag måste ha ett hum om alla de system vi använder i på förvaltningen.

Det låter nästan orimligt?

– Välkommen till mitt jobb.

En av Susanna Levins huvuduppgifter är att ta fram en så kallad klassificeringsstruktur och därefter en informationshanteringsplan.

– Som ett exempel kan det handla om hur vi ska hantera ansökningar till Kulturskolan. Allt kan inte ligga kvar, då blir det fullt i systemet och vi får betala för serverkapacitet vi inte behöver.

– Men hur länge ska ansökan sparas? Ja, i alla fall så länge man står i kö. Men kanske inte när man inte längre är behörig att söka.

Om man sållar bort alla termer och databegrepp handlar det till syvende och sist om att göra verksamheten så effektiv som möjligt .

– Halvt på allvar, halvt på skoj, har jag ett personligt mål: jag ska tjäna in till min egen tjänst genom att spara arbetstid. Kan jag spara fem minuter i veckan åt 300 anställda är det inte dåligt.

Sparar du tio minuter betyder det löneförhöjning?

– Det var du som sa det!

Bibliotekarie

Förutom arkivarie är Susanna Levin även utbildad bibliotekarie, och snappar vid köksbordet upp en del nyttiga kunskaper från sin man som är IT-arkitekt. Det är tydligt att hon är mycket engagerad i sitt jobb.

– Dels gillar jag ordning och reda, det måste du nästan göra som arkivarie. Dels tycker jag att att det är viktigt hur vi hanterar handlingar och information idag. Jag menar, om man tittar på Beda Hallbergs arkiv kan man tycka, gud vad fantastiskt! Men det som uppkommer idag kommer också att vara fantastiskt en gång.

– De antal tusen nationella prov som görs varje år här är kanske inte lika sexiga som gamla bilder på mjölkerskor för dagens forskare, men om 100 år...För att kunna hitta den informationen i framtiden måste vi ha ordning.

– Och det är faktiskt ännu viktigare idag. Gamla handlingar i ett källararkiv – nej, nej, arkiv ska inte vara i fuktiga källare – men i pappersarkiv kan man leta sig fram borttappade handlingar till slut.

– Men en elektronisk handling utan rätt metadata, den kan vi aldrig hitta igen.

Du har två barn – är du lika ordentlig hemma?

– Haha, hade min mamma varit här hade hon trillat av stolen, nej, det ligger strumpor och kläder lite över allt. Men det är ändå jag som håller ordning hemma, min man är sjukt bra utförare men en något sämre administratör.

Men jobbet brinner du för?

– Jag vill inte säga att jag brinner, för det första finns då risken att man brinner upp, och sen är arkivarie inte allt jag är, på samma sätt som att mamma inte är allt jag är, eller om du skulle fråga mig om mitt skrivande.

Skrivande? Du skriver skönlitterärt?

– Isssh...Vi kan väl säga så här – jag försöker skriva. Men jag vill inte jinxa.

Fakta
Namn: Susanna Levin
Aktuell: Nyanställd arkivarie på Kultur och fritid
Bor: Lindome
Ålder: Snart 38
Familj: Man och två barn, 7 och 10
Hobby: Skriver (fast det är hemligt), läser mycket, yoga