Slarv med kommunfakturor

Kommunen lägger varje år runt 2,5 miljoner på representation. Men det slarvas med fakturorna. Internkontrollen visar att en stor del av representationen förra året var felaktigt redovisad.

– Det finns tydliga riktlinjer och vi måste bli bättre, säger kommundirektör Malin Aronsson.

 Förvaltningarna gör varje år en egen internkontroll för att se hur man följer de olika riktlinjer som finns i kommunen. Förra året granskades bland annat hur man sköter fakturor för representation. Det handlar alltså om arbetsmiddagar, möten med externa gäster och konferenser.

Inte lysande

Och resultatet var inte så lysande. Stickproven visade på att flera förvaltningar slarvade med redovisningen: fakturan bokfördes på fel konto, man noterade inte syftet med mötet eller vilka som deltagit och så vidare. Så här skriver fyra förvaltningar i sina rapporter:

 Vård och omsorg: ”Andelen fakturor som representation som hanterats felaktigt har minskat successivt under året, från att cirka 50 procent hade en felaktig behandling till 30 %.”

Service: ”Hanteringen av representationsfakturor innehåller stora brister och totalt har 201 fel upptäckts under granskningen.”

Teknik: ”I cirka 30 procent av fallen saknas uppgifter om syfte, deltagare, program samt deltagarförteckning. Vi noterar en ökning med 5 procent från 2018.”

Kultur och fritid:  ”29 procent av fakturorna saknar antingen syfte, deltagarlista eller dagordning, i vissa fall saknas alla tre delarna.”

För- och grundskola: ”Hanteringen av representationsfakturor innehåller stora brister. Totalt noterades 85% av de kontrollerade fakturorna som ”inte ok”.

 

Sämst koll verkar alltså För- och grundskola ha. Där är nästan alla fakturor inom representation felhanterade. Förvaltningschef är Maria Andersson, och nu har man skärpt rutinerna:

– Jag är angelägen om att vi får rätsida på detta. Vi arbetar intensivt för att komma tillrätta med att rutinerna för hanteringen av dessa fakturor följs. För att skärpa efterlevnaden låter vi inte längre ekonomer på central nivå korrigera felen, utan de skickar tillbaka fakturan till berörd administratör för komplettering. På så sätt blir alla mer medvetna om vad, och i vilken ordning, som behöver finnas med.

Inte nöjd

Kommundirektör Malin Aronsson är inte nöjd.

– Det är viktigt att fakturorna bokförs rätt, annars kan man ju inte följa de kostnader som finns och hur vi sköter oss. Vi måste förbättra det ­– det finns väldigt tydliga riktlinjer.



– Men det är ju därför vi gör internkontrollen, det här är ett område vi har sett att det finns anledning att granska. Jag känner stort förtroende för att förvaltningarna nu tar tag i det.

Några direkta oegentligheter pekar inte granskningen på, men å andra sidan är det svårare att se det om inte fakturor bokförs korrekt.

– Det här handlar om väldigt många avvikelser. Det är inte bra för vårt förtroende, reglerna ska följas.

Vad är målet?

– Målet är förstås noll fel, med dit tror jag väl inte att vi kommer. Jag är själv mycket noggrann med mina fakturor, men även jag kan göra fel. Den mänskliga faktorn kommer vi inte ifrån.